Data: 23 de novembro de 2022
Seja na indústria, seja nos mais variados tipos de empresa, um software de controle de estoque é capaz de proporcionar muito mais produtividade na rotina. Sem mencionar que otimiza diversos processos importantes e evita que erros passem despercebidos. Tendo em vista que o estoque é uma parte fundamental de qualquer negócio, garantir uma gestão eficiente dessa parte da empresa é um passo importante para prevenir desperdícios e prejuízos. Isso vale tanto para quem trabalha com matéria-prima quanto para as organizações comerciais. Por esse motivo, acertar na escolha do sistema adequado para o tipo de empresa faz toda a diferença. Pensando nisso, preparamos este conteúdo para destacar as principais vantagens de contar com um software de controle de estoque e ressaltar o que levar em consideração na hora de contratar esses serviços. Acompanhe para saber mais!
É possível realizar a gestão de estoque das mais variadas maneiras. A manual, inclusive, pode ser utilizada. No entanto, não é a mais eficiente, tendo em vista que está mais suscetível a erros e pode ser mais lenta. O uso de planilhas para organizar as entradas e saídas também é comum. Contudo, a depender do tamanho da empresa, pode ser necessário administrar diversos documentos para manter a gestão logística. Por outro lado, com o uso de um sistema apropriado para esse tipo de tarefa dentro de uma empresa, é possível centralizar o trabalho em um só lugar e aprimorar a organização desses dados. Sem mencionar que possibilita alinhar o desenvolvimento da empresa com a transformação digital. Veja só as vantagens de optar por esse processo!
Os sistemas de controle de estoque, independentemente do tipo, apresentam a função de automatização de algumas tarefas. Isso significa que podem ser programados para gerar atualizações por conta própria, sem a necessidade de digitação ou de intervenções manuais a todo momento. Sistemas ainda mais inteligentes, que contam com ferramentas digitais mais avançadas, como é o caso da Inteligência Artificial e do Aprendizado de Máquina, podem trazer ainda mais praticidade para o negócio. Afinal, o nível de automatização de processos é mais alto, devido à identificação e ao aprendizado de padrões.
Para entender melhor a função das máquinas na redução de erros, vale a pena pensar no processo de cálculo. É possível fazer contas manualmente, mesmo aquelas que contam com grandes dígitos e processos operacionais. No entanto, quanto mais etapas envolvidas, maiores são as chances de o indivíduo se perder ou cometer algum erro. As máquinas são programadas justamente para evitar esse prejuízo. Desse modo, é possível realizar os processos, por mais que haja diversas etapas, com menos chances de erros. No controle de estoque, a precisão e a acurácia são peças fundamentais para manter a organização. Por conta disso, é mais uma vantagem para o negócio utilizar de sistemas inteligentes como responsáveis por esse processo.
Investir em um software de qualidade também vai proporcionar uma redução dos custos operacionais, principalmente a longo prazo. Para começar, é possível diminuir os erros e, consequentemente, os prejuízos que a empresa poderia sofrer com eles. Além disso, ajudam a tornar a organização do estoque mais ágil. Com o ganho de tempo, é possível realizar mais tarefas e melhorar a qualidade dos serviços realizados, justamente devido à atenção colocada.
Mais um fator que ajuda a diminuir a incidência de erros dentro da gestão de estoque é a padronização de processos. Os serviços de logística envolvem diferentes etapas que necessitam de uma grande organização para manter o controle. A padronização das tarefas é uma estratégia utilizada para garantir que nenhum item se perca ou deixe de ser registrado. Com um sistema, é muito mais fácil repetir estruturas e atividades diversas vezes, sem fugir dos padrões estabelecidos.
Como visto, quando a gestão do estoque utiliza um software otimizado, é possível concentrar todas as informações em um só lugar. Essa é uma vantagem que pode ser aproveitada por toda a empresa e não só pelos setores relacionados à logística. Isso porque o sistema de controle de estoque pode ser incorporado aos demais softwares da empresa e garantir a gestão integrada de diferentes partes do negócio. A partir disso, é possível otimizar diversas operações internas. Por exemplo, a equipe de vendas e de marketing pode ter acesso rápido e prático às informações sobre a disponibilidade de itens, previsão de entrega, datas de reposição, planejamento de rotas, entre outras. Desse modo, podem organizar as estratégias em torno desses dados e garantir uma boa rentabilidade para o negócio. Ao mesmo tempo, a logística com o uso de softwares permite acompanhar a demanda e solicitar a reposição de estoque de forma ágil. Dessa maneira, os produtos e itens com maior procura não ficam em falta e a empresa mantém uma boa produtividade nas vendas.
Percebeu uma característica observada em todas essas vantagens? Tudo isso só é garantido porque o software de controle de estoque permite o acompanhamento em tempo real de todas as atividades que estão acontecendo no segmento de logística. Por se atualizar automaticamente e estar disponível no ambiente digital, o acompanhamento pode ser realizado de forma prática pelos gestores. Desse modo, as decisões necessárias podem ser tomadas rapidamente, de acordo com as demandas identificadas ao longo do monitoramento.
Um sistema de controle de estoque pode ser programado para organizar os lotes em ordem de vencimento e conforme as demandas do negócio. Com isso, é possível evitar um dos maiores problemas que uma empresa pode enfrentar: os prejuízos. Essa é mais uma vantagem proporcionada pela possibilidade de monitoramento constante. Dessa forma, torna-se mais fácil identificar potenciais riscos ou problemas que causariam prejuízos. Por meio disso, é possível antecipar ações preventivas e manter a produtividade e a performance.
Softwares de controle de estoque também oferecem a possibilidade de gerar relatórios sobre o andamento do setor. Com esses dados em mãos, é possível apresentá-los em reuniões decisivas na empresa. Com esse recurso, as decisões tomadas pelos gestores são baseadas em fontes confiáveis. Consequentemente, tendem a ser mais eficientes e a gerar menos riscos para o negócio. Vale destacar, inclusive, que essa segurança é crucial para a sobrevivência da empresa. Sem mencionar que o próprio sistema é capaz de entregar estatísticas relevantes e indicadores de qualidade. Com isso, é possível reforçar ainda mais a confiança na hora de fazer escolhas para o negócio, desde as mais simples até as mais complexas.
Com todo esse trabalho sincronizado e organizado, os processos fluem com menos gargalos operacionais. Isso proporciona uma gestão de estoque mais otimizada, a ponto de aumentar a produtividade, o desempenho e a eficiência das atividades internas. Essa é só mais uma maneira de perceber que os softwares para controle de estoque são um grande investimento para os negócios. Não é à toa que fazem parte de um plano de digitalização, inovação e modernização das empresas, tendo em vista os benefícios apresentados.
Tendo em vista que o uso de um software de controle de estoque é tão vantajoso para uma empresa, é interessante também saber o que fazer para aproveitá-lo ao máximo e desfrutar de todos esses benefícios. Para isso, existem alguns pontos que devem ser levados em consideração. A seguir, confira as principais características que você deve observar na hora de fazer a escolha de um software de controle de estoque para a sua empresa!
Estoque sazonal, máximo, mínimo, cíclico: são várias as opções existentes e tudo vai depender dos principais objetivos da sua empresa para a armazenagem de produtos a serem vendidos. Desse modo, não é possível dizer qual desse tipo é o melhor, tendo em vista que isso varia de negócio para negócio. No entanto, é importante saber qual é o seu modelo de estoque para escolher o software. Assim, é possível personalizar as funcionalidades e programar as funções de acordo com as principais características que o seu negócio vai precisar no sistema. Por esse motivo, na hora de contratar os serviços para a construção do seu software de gestão de estoque, é fundamental levar essa informação. Assim, é possível garantir o design de um sistema apropriado para as necessidades da sua empresa.
A interface é aquilo que você vê de um sistema. Por meio dela, é possível encontrar as funções e utilizá-las conforme a demanda. Por esse motivo, quanto mais intuitiva for, melhor será para garantir uma boa usabilidade. Para escolher o software adequado para a sua empresa, é fundamental dar preferência pelos sistemas que são capazes de oferecer uma interface de fácil uso. Isso vai poupar tempo e trabalho para o treinamento dos colaboradores, além de reduzir as chances de erros e elevar o aproveitamento do programa.
É possível encontrar opções de sistemas nos mais variados valores. Cada um deles oferece um conjunto de funções, que podem ou não ser apropriadas para o que você busca no seu negócio. É por isso que vale a pena realizar uma análise aprofundada do custo-benefício de cada uma das opções que estão sendo consideradas. Isso porque nem sempre o software mais caro é melhor, da mesma maneira que os planos com mais funcionalidades não são necessariamente os mais adequados para o seu negócio. O software com melhor custo-benefício é aquele que oferece o que a sua empresa precisa para otimizar a gestão logística ao mesmo tempo em que não compromete o orçamento disponível. Afinal, esse deve ser um investimento e começar com prejuízos pode dificultar a conquista dos retornos no futuro.
Um software de estoque lida com dados confidenciais da sua empresa e dos fornecedores. Por esse motivo, é fundamental prezar pelo máximo de segurança possível, a fim de que essas informações não vazem ou caiam nas mãos de invasores. A segurança da informação é um processo crucial na programação de sistemas. Por esse motivo, verifique o nível de proteção oferecido pelo software e quais são os cuidados que devem ser tomados para preservar a confidencialidade dos dados. Vale destacar que senhas de acesso e limitação de informações expostas são mecanismos que ajudam a proteger os dados sensíveis na rotina de trabalho. Junto a isso, o treinamento dos profissionais vai ajudar a evitar riscos e vulnerabilidades no sistema. Outro fator indispensável para a segurança de dados é manter a manutenção dos softwares em dia. Por esse motivo, programe-se, tanto na rotina quanto nas finanças, para realizar as manutenções preventivas dentro dos prazos indicados pelos parceiros que construíram os sistemas.
Falando no treinamento dos colaboradores, a capacitação da equipe de profissionais é mais uma etapa importante para garantir o melhor uso possível do software de controle de estoque. Afinal, a atualização sobre as entradas e as saídas é indispensável para manter a organização logística. Para garantir que o uso das funções do sistema está sendo produtivo, também é fundamental saber que os colaboradores compreenderam como funciona o software e as maneiras de aproveitá-lo ao máximo. Por esse motivo, é importante organizar a capacitação da equipe na hora de aplicar o software na empresa. Além disso, treinar todos os colaboradores que entrarem após a instalação dos sistemas vai prevenir erros no futuro. Se a empresa contratada para o desenvolvimento desses sistemas oferecer a capacitação, é ainda melhor. Assim, é possível ouvir, diretamente da fonte, as instruções adequadas para fazer um bom uso do software.
Outro ponto importante de observar nos serviços contratados é a cobertura de suporte técnico. Dúvidas podem surgir a qualquer momento e ter o apoio da empresa parceira para saber como solucioná-las faz toda a diferença. Sem mencionar que o suporte técnico ajuda muito nos momentos de falhas no sistema ou algum erro inesperado. Inclusive, quanto mais rápida for a resposta da empresa contratada, melhor para evitar prejuízos ou resolver os problemas o quanto antes. Agora que você sabe o quanto um software de controle de estoque pode contribuir para a sua empresa, resta agora partir para a contratação. Como visto, existem alguns cuidados para acertar na escolha, mas ao observá-los com atenção, é possível selecionar a melhor opção de serviços para o seu negócio e fazer uso da tecnologia para conquistar melhores resultados.
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Autor: Fabiano Ferreira
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Última Atualização: setembro de 2021.